KI-Telefonagenten für Kanzleien, die Anfragen diskret vorsortieren.

Tanja nimmt Neumandantenanfragen, Unterlagenhinweise, Fristen- und Rückrufwünsche strukturiert auf. Steuerliche oder rechtliche Beratung findet nicht durch die KI statt, sondern bleibt konsequent bei den zuständigen Fachpersonen.

Kanzleianrufe prüfen lassen Ablauf ansehen

Diskret: Anfragen aufnehmen
Keine Beratung: Fachliches eskalieren
Fristen: Rückrufe markieren

NeumandantenanfrageRückruf und Unterlagen

Anruf: Ich möchte einen Rückruf wegen einer neuen Angelegenheit.

KI: Ich nehme Kontakt, Thema und Rückrufwunsch auf. Eine fachliche Beratung erfolgt durch die Kanzlei.

Neumandat Unterlagen Frist Rückruf

Heute strukturiert 19 Anrufe 8 Rückrufe 3 Fristen

Tanja - KI-Telefonassistentin für Kanzleien

Tanja sortiert Kanzleianrufe, ohne fachlich zu beraten.

Anfragen werden diskret aufgenommen und mit klaren Grenzen an Fachpersonen übergeben.

Tanja kennenlernen

Kanzleianfrage

Diskret aufnehmen, fachlich sauber übergeben.

Tanja sammelt organisatorische Angaben zu Neuanfragen, Unterlagen, Fristen und Rückrufen, ohne fachlich zu beraten.

Steuerberatung & Recht: Kunde ruft Tanja an — 1. MandantenanfrageEin Mandant ruft wegen Unterlagen oder Frist an.

Steuerberatung & Recht: Dienstleister bearbeitet den Vorgang — 2. Kanzlei prüftDas Team erhält eine strukturierte Rückrufaufgabe.

Diskrete Telefonannahme für Neuanfragen, Unterlagen und Rückrufe.

Tanja erfasst organisatorische Informationen. Steuerliche, rechtliche oder strategische Einschätzungen bleiben bei der Kanzlei.

Neumandantenanfrage Unterlagenhinweis Fristenmarkierung Rückrufwunsch Keine Beratung Betreut durch VG Systems

KI-Telefonassistenz für Steuerberatung & Recht — **Steuerberatung & Recht**Branchenspezifischer Anrufkontext für Tanja und strukturierte Übergaben.

Strukturierter Telefonprozess für Steuerberatung & Recht — **Ablauf im Alltag**Ein zweites Branchenmotiv zeigt, wie Anrufannahme, Notiz und Übergabe im Tagesgeschäft zusammenlaufen.

Sanisierte Microsoft 365 Übergabe mit Anrufdaten und nächstem Schritt — **Microsoft 365**Dateien, Listen, Kalender oder Bookings können je nach Prozess vorbereitet werden.

Generische CRM Übergabe mit Kontakt, Anliegen, Priorität und Zusammenfassung — **CRM-Übergabe**Anliegen, Kontakt und nächster Schritt werden strukturiert an das Team übergeben.

So arbeitet Tanja in Steuerberatung & Recht-Prozessen.

Der Telefonagent erfasst organisatorische Anliegen und eskaliert fachliche Fragen.

Anruf annehmen

Tanja klärt, ob es um Neuanfrage, Unterlagen oder Rückruf geht.

Basisdaten erfassen

Kontakt, Anliegen, Dringlichkeit und Rückrufzeit werden aufgenommen.

Beratung abgrenzen

Fachliche Aussagen werden vermieden und an die Kanzlei übergeben.

Übergabe vorbereiten

Ihr Team erhält eine strukturierte Aufgabe zur Prüfung.

KI-Telefonassistenz für organisatorische Kanzleianrufe.

Aus Anrufen entstehen strukturierte Rückruf- oder Prüfaufgaben für die Kanzlei.

AnliegenStatusÜbergabe

Neumandat Aufgenommen Rückruf

Unterlagen Notiert Aufgabe

Frist Markiert Teamprüfung

Fachfrage Eskalation Berater

Diskrete Annahme

Kontakt, Thema und nächster Schritt werden ruhig aufgenommen.

Keine Fachberatung

Steuerliche oder rechtliche Fragen werden nicht beantwortet.

Fristen sichtbar machen

Fristbezogene Hinweise können für die Prüfung markiert werden.

Bestehende Abläufe nutzen

CRM, Aufgaben, Microsoft 365 oder sichere Übergaben werden passend geplant.

KI-Telefonagenten übergeben Anrufe in Ihre bestehende Arbeitsweise.

Statt einer weiteren Insellösung bereitet Tanja strukturierte Daten für die Systeme vor, mit denen Ihr Team bereits arbeitet. Welche Übergabe aktiv wird, entscheidet Ihr Prozess.

Microsoft 365Microsoft BookingsGoogle WorkspaceCRM-Übergabe

Übergabe vorbereitet

nach Freigabe

AnrufdatenNeumandantenanfrage, Rückruf diese Woche, Unterlagenhinweis, keine Beratung durch KI

CRMKontakt, Notiz, Follow-upStrukturierte Übergabe nach Prozess und Freigabe.

Microsoft 365Dateien, Listen, Kalender, BookingsVorbereitet für typische Office- und Terminabläufe.

Google WorkspaceSheets, Dokumente, AblageStrukturiert für Workspace-Prozesse.

Wichtig:Integrationen werden passend zu Freigaben, Datenschutz und vorhandenen Systemen eingerichtet.

1ErfassenAnliegen, Kontaktdaten und Rückrufwunsch werden abgefragt.

2StrukturierenAus dem Gespräch werden klare Felder und ein nächster Schritt.

3ÜbergebenCRM, Microsoft 365 oder Google Workspace erhalten verwertbare Informationen.

KI-Telefonassistenz ohne Steuer- oder Rechtsberatung.

Die KI bleibt auf Annahme, Strukturierung und Übergabe begrenzt. Fachliche Einschätzungen sind ausgeschlossen.

AnrufdatenNur zweckbezogen erfassenKontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch

WissenFreigegebene Antworten nutzenÖffnungszeiten, Prozesse, Eskalationen

SpeicherungAufbewahrung vorab festlegenTranskripte und Aufzeichnungen nach Vereinbarung

PersonenEntscheidungen eskalierenFachliche Prüfung bleibt beim Team

Transparente Verarbeitung

Datenflüsse, Berechtigungen und Aufbewahrung werden vorab abgestimmt und auf den organisatorischen Zweck begrenzt.

Datenschutzfragen können direkt an VG Systems gestellt werden.
Aufzeichnungen oder Transkripte werden nur für abgestimmte Zwecke genutzt.
Eskalationsregeln begrenzen, was die KI eigenständig bearbeitet.

Betreute KI-Telefonagenten statt anonymer KI-Baukasten.

VG Systems betreut Unternehmen an Rhein und Ruhr mit Business IT, Managed Services, Microsoft 365, Security und Support. Die KI-Telefonassistenz erweitert diese Betreuung um Telefonagenten, die in Ihre vorhandene Arbeitsweise passen sollen.

Persönliche BeratungDirekte AnsprechpersonIT-Sicherheit im Blick

Häufige Fragen

Nein. Tanja nimmt organisatorische Informationen auf und übergibt fachliche Fragen an die Kanzlei.

Ja. Kontakt, Thema, Dringlichkeit und Rückrufwunsch können strukturiert aufgenommen werden.

Fristbezogene Hinweise können markiert und nach Regeln eskaliert werden; die Bewertung bleibt beim Team.

Sie kann Hinweise und fehlende Unterlagen nach freigegebenem Prozess aufnehmen oder weitergeben.

CRM, Aufgabenlisten, Microsoft 365 oder andere freigegebene Übergabewege.

Wir definieren erlaubte Auskünfte, verbotene Beratung und die Übergabe an Fachpersonen.

Finden wir gemeinsam heraus, welcher KI-Telefonagent zu Ihren Anrufen passt.

Die Anfrage läuft über das zentrale Kontaktformular von VG Systems. Dort kommt sie direkt im bestehenden Serviceprozess an und kann sauber zugeordnet werden.

0208 302 449 20 [email protected]

Betreute EinführungKontakt über VG Systems Service